امكانات سيستم
۱-بخش حساب ها
كل و معين
حساب هاي تفصيلي
بررسي قابليت هاي حساب هاي تفصيلي در سيستم حسابداري تدبير
امكان استفاده از ۳ تفصيلي به طور همزمان
مجموعه ها
-۲ بخش اسناد
ويرايش سند
نحوه ايجاد سند جديد
فهرست اسناد
چاپ اسناد
رديف اسناد
كنترل اسناد
امضا سند
ثبت نهايي
ثبت معكوس
۳-مشاهدات
جستجوي اسناد
نمودار مقايسه گردش حساب ها
نمودار گردش حساب هاي يك حساب در چند سال
پيگيري
عملكرد اپراتورها
-۴ گزارشات
تراز آزمايشي كل و معين
امكان ردگيري حساب ها
تراز تفصيلي
عملكرد حساب هاي تفصيلي
دفاتر كل و معين
دفاترتفصيلي
دفترروزنامه
سند خلاصه
اسناد سررسيد دار
-۵ وقايع دور هاي
انتخاب دوره مالي
مشخصات دوره مالي
ايجاد پايگاه سال آتي
سند بستن حساب ها
سند افتتاحيه
سند انتقال اسناد سررسيددار
بستن دفاتر
تعريف كلي سيستم حسابداري مالي:
سيستم حسابداري مالي تدبير بر اساس آخرين استانداردهاي حسابداري و مطابق با اصول و روش هاي رسمي و نيازمندي هاي
جديد واحدهاي حسابداري طراحي گرديده است.
در اين نرم افزار سعي شده است تا چيدمان حساب ها تا حد ممكن پارامتريك باشد. اين بدان معني است كه كاربران م يتوانند
به راحتي طبقه بندي حساب هاي مالي را مطابق با نيازهاي سازمان مطبوع خود در سيستم ايجاد نمايند . همچنين در كليه
گزارشات امكان رديابي اطلاعات از كل به جزء ، تا پايين ترين سطح ممكن ،كه ردي فهاي اسناد مالي م يباشد ، فراهم گرديده
است.
از ديگر امكانات اين سيستم امكان مشاهده و گزارش گيري آسا ن از سوابق حساب ها و تراز آزمايشي ، امكان داشتن جند دسته
از اطلاعات يا اطلاعات چند سال بطور همزمان در پنجره هاي مختلف روي صفحه نمايش با قابليت اصلاح هر يك بصورت مستقل و قابليت انتقال گزارشات و دفاتر به excel مبیاشد.
امكانات و ويژگي هاي اصلي سيستم:
- طبقه بندي حساب ها تا شش سطح شامل گروه، كل، معين و سه سطح تفصيلي
- فهرست مستقل حسابهاي تفصيلي از معين
- مشاهده و و يرايش اسناد و گزارشات سنوات مختلف بصورت همزمان روي صفحه نمايش
- امضاي الكترونيكي سند در چهار سطح و به صورت سلسله مراتبي
- ثبت اسناد در سه وضعيت موقت، تاييد شده و نهاي
- مشاهده اسناد شعب به همراه شماره عطف مبدأ و مرجع سند
- امكان كپي تمام يا بخشي از يك سند در سندهاي ديگر
- ذخيره و بازيابي اسناد بصورت انفرادي يا گروهي
- قابليت پيگيري حساب ها از تراز كل به معين، معين به دفاتر، دفاتر به سند، و يا پيگيري سابقه حساب حتي در سنوات گذشته
- كنترل اسناد توسط سيستم، اعلام مشكلات و ايجاد تسهيلات جهت اصلاح سند در همان محيط
- ثبت اسناد سررسيددار و تهيه گزارشات مورد نياز
- جستجو در سوابق اسناد بر اساس هر يك از
- اطلاعات مندرج در سند شامل كد حساب، نام
- حساب، شرح سند، مبالغ بدهكار يا بستانكار،
- اصلاح كننده سند و….
- ثبت اطلاعات مربوط به ايجاد، اصلاح و امضاء
- اسناد شامل نام كاربر، تاريخ و ساعت
- تعيين حدود دسترسي و مجوزهاي كاربران در قالب هر گروه كاري
- تهيه سند خلاصه براي ثبت دفاتر قانونی
- تعيين طول كد حسابهاي معين توسط كاربر
- ارسال اطلاعات به Excel
- امكان تعريف مجموعه هايي از حساب ها جهت استفاده در هنگام گزار شگيري
- استفاده از رنگ جهت تمايز و خوانا بودن بيشتر گزارشات
- ايمني بالاي اطلاعات تحت مديريت پايگاه
- ترازهاي كل و معين در قالب هاي دو،چهار و هشت ستونه و گردشي
- دفتر روزنامه به ريز اسناد و اسناد كل
- گزارش دفاتر كل و معين و تفصيلي
- گزارش اسناد سررسيددار پاس نشده و كليه اقلام بر اساس تاريخ سررسيد
- گزارشات متنوع و قابل انعطاف از حسابهاي تفصيلي با انتخاب همه يا محدوده اي از معين ها
- عملكرد هر تفصيلي به صورت مستقل، تفصيلي يك برحسب دو و دو برحسب يك
- توليد خودكار سند اختتاميه، افتتاحيه و بستن حسابها
- صدور سند انتقال اسناد سررسيددار
گردش كار سيستم بصورت خلاصه:
در اين قسمت مراحل لازم براي عملياتي كردن سيستم مكانيزه تشريح مي گردد:
معرفي كاربران و مجوزهاي كاري
- معرفي كاربران و تعيين رمز ورود توسط مدير سيستم
- ايجاد گروه هاي كاري و مجوزهاي هر گروه
- تعيين اعضاي هر گروه از دكمه اعضا در پنجره گروه هاي كاري
ورود اطلاعات پايه:
- ايجاد حساب هاي تفصيلي
- ايجاد گروه حساب ها و حساب هاي كل
- ايجاد حساب هاي معين و ايجاد ارتباط بين معين و تفصيلي
- ايجاد و انتخاب دوره مالي و مشخصات دوره مالي
- سند افتتاحيه در صورتي كه اولين سال فعاليت موسسه نباشد
- انتقال اسناد سررسيد دار از سال مالي قبل
عمليات طي دوره:
- عمل ويرايش اسناد ، فهرست، چاپ، رديف و كنترل اسناد، امضاء سند، ثبت نهايي و ثبت معكوس در قسمت اسناد
- جستجوي اسناد و مشاهده تغييرات مانده حساب ها در قسمت مشاهدات
گزارش گيري:
- گزارش گيري از تراز آزمايشي حسا ب هاي تفصيلي، دفاتر كل، معين، تفصيلي و روزنامه،خلاصه اسناد و اسناد سر رسيد دار در قسمت گزارش ها
عمليات پايان دوره:
- ثبت هاي اصلاحي
- سند بستن حساب هاي موقت
- تراز اختتامي
امكانات سيستم
بخش حساب ها
كل و معين
اين رديف به منظور تعريف طبقه بندي حساب ها در سه سطح گروه، كل و معين در نظر گرفته شده است. در بدو ورود كاربر به سيستم، فقط عنوان گروه حساب ها به چشم مي خورد و درخت حساب ها هنوز خاليست. بعد از ايجاد حساب ها، حسابهاي
ايجاد شده به دو صورت درخت ي و جدول قابل نمايش است . طول گروه حساب يك رقم، حساب كل دو رقم گروه و كل جمعا سه رقم و حساب معين با طول دلخواه مي باشدحداكثر ۹ رقم جمعا ۱۲ رقم.
اين رديف با زدن دكمه معين روي نوار ابزارصفحه اصلي نرم افزار نيز قابل دسترسي است.
ماهيت حساب ها:
به منظور اعلام پيام هاي هشدار مناسب به كاربران سيستم ، ضروري است ماهيت حساب ها براي سيستم تعريف گردد . براي اين منظ ور پنج گزينه در نظر گرفته شده است . ماهيت بدون كنترل يعني حساب ماهيت مشخصي نداشته يا ضرورتي براي كنترل ماهيت حساب وجود ندارد مثل حساب سود و زيان. ماهيت بدهكار بستانكار در مورد حساب ها يي كاربرد دارد كه معمولا مانده آن ها بدهكار بستانكار است اما احتمال آنكه برخي اوقات داراي مانده بستانكار بدهكار شوند نيز وجود
دارد، مانند حساب بدهكاران يا بستانكاران . ماهيت اكيدا بدهكار اكيدا بستانكار در مورد حساب هاي قيد مي شود كه مانده آن ها هيچگاه نبايد بستانكار بدهكار بشود مانند حساب هاي صندوق يا بانك.
حساب هاي تفصيلي
به منظور تهيه گزارشات سرجمع و پيگيري راحت تر حساب هاي اشخاص يا ساير ح ساب ها ي تفصيلي ، اين حساب ها در فهرستي مستقل از حساب هاي معين تعريف و گروه بندي شده و سپس ارتباط آن ها با حساب هاي معين تعريف مي گردد. اين بخش از سيستم به م نظور معرفي و گروه بندي حساب هاي تفصيلي ايجاد گرديده است . حساب ها ي تفصيلي در دو سطح تعريف مي شوند. سطح اول گروه تفصيلي و سطح دوم حساب تفصيلي ناميده مي شود . كد گروه تفصيلي دو رقم و طول
معرفي گروه ها بايد به نحوي انجام گيرد كه يك U حساب هاي تفصيلي با انتخاب كاربر مي باشد حداكثر جمعا ۱۲ رقم طبقه بندي حساب هاي تفصيلي بايد بصورت مستقل از حساب هاي كل و معين U. موجوديت در بيش از يك گروه ظاهر نگردد
انجام پذيرد و طبقه بندي آن ها جهت سهولت در جستجوي درختي مي باشد.
بررسي قابليت هاي حساب هاي تفصيلي در سيستم حسابداري تدبير:
فرض كنيد موسسه شما داراي حدود ۱۰۰۰ نفر پرسنل مي باشد. چون اين ۱۰۰۰ نفر حقوق بگير موسسه هستند، براي ثبت سند حقوق و دستمزد ناچاريد براي معين حقوق پرداختني ۱۰۰۰ زير معين ايجاد كنيد . همچنين اين افراد مي توانند از
تسهيلات چند نوع وام موسسه، مساعده، مزاياي پايان خدمت، خدمات شركت تعاوني و… استفاده كنند.
مشكل اول اين است كه شما بايد براي معين وام هاي دريافتني دوباره ۱۰۰۰ زير معين، براي معين مساعده ۱۰۰۰ زير معين، براي ذخيره مزاياي پايان خدمت ۱۰۰۰ زير معين و… ايجاد كنيد.
تعداد معين هاي نيازمند زير معين × به عبارت ديگر: تعداد زير معين ها = تعداد كارمندان بنابراين شايد نيازمند معرفي مكرر چندين هزار زير معين باشيم.
مشكل دوم اين است كه اگر يكي از اين افراد بخواهد تسويه حساب نمايد، شما به عنوان حسابدار بايد د ر چندين ليست۱۰۰۰ نفري جستجو كنيد تا نام فرد را پيدا كنيد و ببينيد از چه خدماتي استفاده مي كرده است، و باقيمانده هر حسابش چقدر
است.
مخصوصا اينكه ممكن است كد يك شخص در معي نهاي مختلف متفاوت باشد.
در نرم افزار حسابداري مالي تدبي ر ، با جدا كردن كدينگ تفصيلي از كدينگ معين، هر دو مشكل بالا حل شده است . يعني ديگر تفصيلي زير مجموعه اي از حسا بهاي معين نيست. بلكه مجموع هاي مستقل از حسا بهاي كل و معين مي باشد.
با نرم افزار حسابداري مالي تدبي ر ، در مثال بالا، كافي است فقط يك با ر يك گروه تفصيلي از اشخاص حقيقي به نام ۱۰۰۰ نفر پرسنل ايجاد كنيد و سپس در مرحله ايجاد معين هاي مختلف مثل حقوق پرداختني، وام هاي دريافتني، مساعده، ذخيره مزاياي پايان خدمت، صندوق تعاوني و … بين هر معين، با گروه تفصيلي اشخاص حقيقي ايجاد پيوند و رابطه نماييد.
امكان استفاده از ۳ تفصيلي به طور همزمان:
فرض كنيد معين حساب هاي دريافتني شما از شرك تهاي طرف قرارداد، نياز مند تفصيلي اشخاص حقوقي باشد.
از طرف ديگر هر شركت طرف قرارداد شما، ممكن است چندين قرارداد خريد محصولات با شما منعقد كرده باشد . پس شما نيازمند تفصيلي قراردادها باشيد.
همچنين شركت شما چندين بازارياب دارد كه هريك مسؤول وصول طلب هاي ناشي از قرارداد خويش است . پس شما نياز به تفصيلي بازاريابان داريد.
مجموعه ها
اين امكان وجود دارد كه دسته اي از حساب ها را انتخاب و براي آن ها يك نام اختيار نمود . مثلا مجموعه حساب ها ي ترازنامه اي، حساب هاي سود و زيان ، مشتريان عمده، سهامداران ، حساب هاي ارزي و غيره . از اين نام گ ذاري در تهيه گزارشات و دفاتر در يك محدوده خاص از حساب هاي گروه ، كل، معين يا تفصيلي ، مي توان استفاده نمود . چنين گروهي از حساب ها را يك مجموعه حساب مي گوييم. حساب هاي عض و يك مجموعه بايد از يك جنس باشند، يعني نمي توان مجموعه اي تعريف كرد كه برخي اعضاي آن از جنس كل و برخي معين يا تفصيلي باشد.
حساب:
مي تواند تراز از همه حساب ها، محدو ده و يا مجموعه اي از حساب ها باشد . لازم به ذكر است كه در صورتي كه تراز ازهمه حساب ها نباشد، مانده بدهكار و بستانكار لزوما تراز نخواهند بود.
تاريخ:
مي تواند از همه اطلاعات و يا محدوده اي از دوره مالي جاري باشد. توجه داشته باشيد كه در صورت تعيين نوع تراز به صورت دو يا چهار ستونه ، تاريخ ابتداي دوره گزارش ، ابتداي سال مالي در نظر گرفته خواهد شد و كاربر امكان تغيير آن را
نخواهد داشت. اگر نياز به انتخاب دوره خاصي مي باشد از انواع گردش يا هشت ستونه استفاده نماييد.
شماره سند:
مي تواند تمام اسناد باشد يا محدوده اي دلخواه از اسناد باشد.
فيلتر:
به منظور خلاصه سازي گزارش نهايي مي توان شرط داراي مانده يا داراي گردش را تعيين نمود . در اين صورت اقلام فاقد گردش يا مانده در گزارش ظاهر نخواهدگرديد.
فيلتر اسناد :
در صورتي كه بعضي حساب ها را بسته باشيم يا تراز اختتامي تهيه كرده باش يم، خروجي گزارش تراز آزمايشي قابل استفاده نخواهد بود . در اين صورت مي توان با فعال كردن گزين ه هاي اين قسمت، سندهاي مربوط به بستن حسا ب ها ، اختتاميه يا اصلاحي را فيلتر كرد تا حساب ها با مانده هاي قبل از اين سندها گزارش شوند.
امكان ردگيري حساب ها:
اگر تراز در سطح گروه يا كل يا هر سطحي گرفته باشيد با انتخاب يك سطر و زد ن دكمه در بالاي پنجره تراز آزمايشي مي توانيد به سطح بعدي آن حساب دست پيدا كنيد . مثلا از گروه به كل، از كل به معين و از معين به تفصيلي ۱ برسيد. همچنين مي توانيد با انتخاب يك حساب و زدن دكمه در بالاي پنجره تراز آزمايشي دفتر مربوط به آن حساب را به ريز ببين يد. و از داخل دفتر نيز با زدن دكمه به سند مربوط به آن سطر دست مي يابيد و مستقيما بطور خودكار روي سطر مشكل دار قرار مي گيريد،كه امكان اصلاح سند نيز در صفحه سند موجود مي باشد.
بنابراين در سيستم حسابداري مالي تدبير امكان پيگيري حسا ب ها از سطح گروه به كل و از سطح كل به معين و از معين به تفصيلي، سپس به دفاتر، از دفاتر به سند ها و اصلاح سند ها وجود دارد.
تراز تفصيلي
مراحل تهيه اين گزارش نيز همانند تراز كل و معين مي باشد. مي توان تراز تفصيلي ۱ يا ۲ يا ۳ يا ۱و ۲ همزمان تهيه نمود.
پس از نمايش تراز با دكمه از نوار ابزار بالاي صفحه مي توان دفتر تفصيلي حساب انتخاب شده را به ريز مشاهده نمود. در صورت وجود اشكال مي توان به سند مورد نظر و سطر مشكل دار دسترسي پيدا كرد.
عملكرد حساب هاي تفصيلي
در اين رديف كاربر مي تواند جزئيات عملكرد حساب هاي تفصيلي خود را ببيند . به اين ترتيب كه بعد از باز شدن پنجره، كاربر با انتخاب سطح تراز، نوع تراز، جزئيات و نوع حساب تفصيلي و معين و تاريخ مورد نظر مي تواند به مشاهده عملكرد
حساب هاي تفصيلي خود بپردازد.
پس از انتخاب اين رديف، پنجره اي به شكل زير باز مي شود كه داراي گزينه هايي به اين شرح است:
سطح تراز:
مي تواند گروه حساب هاي تفصيلي يا حساب هاي تفصيلي باشد.
جزئيات:
كه مي تواند به ريز معين، به ريز كل يا سرجمع باشد. به اين معني كه تراز تفصيلي به ريز معين يا كل يعني معين ها يا كل هاي مربوط به اين تفصيلي نيز گزارش شوند. يااينكه فقط مانده حساب تفصيلي به طور سرجمع گزارش شود.
