۴)انبارها وکالاها:
برای معرفی انبارها وواحدهای خودبه منوی متفرقه میرویم وبرروی آنEnterمیکنیم,درمنوی متفرقه برنام انبارها وواحدهاEnterمیکنیم وبطورپیش فرض درنام انبارها یک فروشگاه تعریف شده است یا میتوانیم انبارها راانتخاب کنیم ویاباEnterزدن نام انبار دیگری را وارد کنیدو Enter
کنیدتا بتوانیم نام انبار جدید دیگری را وارد کنیم سپس وارد کردن و معرفی نام انبارها با زدن کلید ESCبه واحدهای دیگر میرویم برای رفتن به واحدهای مختلف از طریق کلید مکان نما جهت داده و نام مورد نظر واحدها را انتخاب میکنیم و شرح( مانند تن,کیلو,بسته) را وارد میکنیم و Enter میزنیم و در پایان با زدن کلید ESCاز این قسمت خارج میشویم
۵) کدهای اولیه :
برای ابتدای کار باید کدهای اصلی و اولیه مشخص شود برای اینکار برروی معرفی حساب و اشخاص رفته و Enter میکنیم مطابق اطلاعات و راهنمای کد اصلی در سمت چپ و بالا معرفی اشخاص یک به یک کدها و اطلاعات اصلی را وارد میکنیم و Enter میکنیم به عنوان نمونه یک کد مثل ۹۹۰ را انتخاب و ماهیت کد را که یک حساب است را معرفی میکنیم و در مقابل نام شخص عبارت هزینه ها است انخاب میکنیم و از قسمتهای بعد مانند { تلفن ,کد اقتصادی,آدرس,بدهی اول دوره ,طلب اول دوره,شرح دفتر روزنامه} به علت عدم استفاده در این حساب Enterکرده و خارج میشویم ودر انتها با Enter کردن بر روی ذخیره اطلاعات را ذخیره میکنیم به همین ترتیب تمامی کدهای سمت چپ در بالای سیستم یک به یک وارد کرده و در سیستم ذخیره میکنیم
| ۱٫فروش
۲٫فروش پول وچک ۳٫فروش بدهکار ۴٫فروش گذری |
| ۱٫خرید
۲٫خرید مثال ۳٫خرید گذری
|
۱٫فاکتور فروش
۲٫فاکتور خرید
۳٫دریافت
۴٫پرداخت
| ۱٫برگشت از خرید
۲٫برگشت از خرید گذری |
| ۱٫نقدی
۲٫وصول ۳٫چک ۴٫حواله ۵٫هزینه ۶٫انتقالی ۷٫متفرقه ۸٫تصحیح |
۶٫برگشت ازخرید
۷٫امور مالی
۸٫ثبت چکی برگشتی
۹٫گذاشتن چک به حساب
۱۰٫جا به جایی کالا در انبار
فروش:
بااستفاده ازمنوی فروش میتوانیدکالاهاویا محصولات خودرادرصورت فروش به مشتریان,فاکتور وثبت نمایید.توسط این قسمت بصورت خودکارکالاازانبار خارج میشود(ازلحاظ ارزش ریالی وتعدادی ازانبارکسر میشود)وبه حساب شخص موردنظر(ازلحاظ ارزش ریالی وتعدادی)اضافه میگردد.تاثیراین فرایند برروی حساب اشخاص موردنظروانبار به صورت مکانیزه انجام میشودبه این معنی که سند دوبل مربوط بهاین فرایندبصورت خودکاردر دفتر روزنامه ثبت وبایگانی میشودوانتقال آنها به دفتر کل وانعکاس آن درگزارشات متنوع فروش وصورتهای مالی(ترازنامه سودوزیان)هم زمان وبلافاصله صورت میگیرد نحوی استفاده ازاین قسمت به این صورت است:
برروی منوی اصلی برنامه وبرروی قسمت فروش,اولین منوی برنامه Enterمیکنیم ووارد این قسمت میشویم (درصورتی که درقسمت متفرقه ودر زیرگروه تنظیمات اختیاری نوع شماره گذاری فاکتور رادستی تنظیم نموده اید) میتوانید شماره فاکتورفوق رامطابق بافاکتورتنظیم شده درجلوی فیلد (شماره:) واردنمایید. باتوجه به این که اگرشما درقسمت متفرقه,نوع شماره گذاری فاکتوررااتوماتیک تنظیم کرده باشیددرهنگام ثبت فاکتورمجازبه وارد کردن شماره فلکتورنخواهیدبودزیراباتوجه به تنظیمات انجام شده درقسمت متفرقه فاکتورهای خاصی راکه سیستم دراختیارشما میگذاردتاسابقه فروش به مشتریان را دران ثبت کنیدبصورت خودکارازشماره فاکتوریک شروع شده وبه ترتیب افزایش میابدبه این ترتیب بعد ازثبت شماره فاکتوربه صورت دستی توسط خودتان ویا اتوماتیک توسط سیستم درجلوی فیلدتاریخ شمارهای روز,ماه وسال مربوط به آن فاکتورراواردنمایید.(درصورتی که قبلادرقسمت خدمات کالاودربخش امورویزیتورهاتوسط منوی معرفی ویزیتورهاافرادی رابه عنوان ویزیتورمعرفی کرده باشید)درقسمت بعدی میتوانیدنام ویزیتوری راکه عامل فروش ناکتوراسترانیز معرفی کنیدوگزارشاتمربوت به ویزیتورهانیز درزیر گروه خدمات وکالادربخش امورویزیتورهابررسی کنید.ودرصورتی که هیچ ویزیتوری تعریف نشده باشداین قسمت غیرفعال خواهد بود.بعدازEnterبرروی قسمت قبلی دراین مرحله درجلوی فیلد(آقای\شرکت)پنچره کوچکی بازخواهد شدکه باEnterکردنبرروی آن وباوارد کردن شماره کد آن مشتری میتوانیداز زیرگروه حسابهای معرفی شده نام مشتری فوق رانیز پیدا کردهوباEnterکردن برروی آن وی رابه فاکتورفوق نسبت دهید.
درقسمت بعدی مجددأپنجره کوچکی باز خواهد شدکه توسط آن میتوانیدباوارد کردن کدویاسریال کالای درخواست شده توسط مشتری ویا باEnterکردن برروی آن پنجره آن کالارازیرگروه کالاهایی که قبلاتعریف کرده ایداحضار کنیدودرفاکتورفوق ثبت کنید.
درصورتی که درقسمت متفرقه ودر زیر گروه تنظیمات اختیاری برنامه منوی مربوط به نمایش سریال کالاراتیک زده باشیدسریال کالای فوق درصورت نیاز درفاکتورفوق نمایش داده میشودودرغیراین صورت بجای سریال میتوانیدهر توضیح خاصی که مدنظرشماست راتایپ وثبت نمایید.درصورتی که قبلاانبارها وواحدکالاهارادرقسمت متفرقه ودرزیر گروه نام انبارهاوواحدهاتعریف کرده باشیدبعدازEnterکردن دراین قسمت مجددأپنجره ای بازخواهد شدکه درآن میتوانیدمحل خروج کالای فروخته شده(انبار)راانتخاب ودرفاکتوردرج کنید. پس ازانتخاب انبار موردنظروEnterبرروی آن درستون بعدی کالای فروخته شده راواردوEnterنمایید(دراین قسمت اگرتعدادکالای فروخته شده بیشتراز کالای موجود درانبا رباشدسیستم توسط پخش یک صوت به شمااخطار خواهدداد که درصورت تاییدمازادکالای فروخته شده درانبارباعددمنفی نمایش داده میشودکه باید فورابه رفع این نقص بپردازیم.ازآنجایی که قبلادرقسمت مغرفی کالاواحدویاواحدهای هرکالاراتعریف کرده ایم به طور خودکار واحد و یاواحدهای کالای موردنظرشمادرستون بعدی فاکتورموردنظردرج خواهدشد به همین ترتیب درستون بعدی فاکتورمیتوانیدمبلغ فی مربوط به آن کالاراواردکنید به همین ترتیب کالاهای دیگرفروخته شده به مشتری رادرسطرهای بعدی فاکتورفوق درصورت لزوم میتوانیدواردودرانتهابازدن کلیدEscدرقسمت بعدی میتوانیدمدت زمان تسویه فاکتورفوق راتوسط مشتری موردنظرواردکرده و مجدااکلیدEscرابزنید.درانتهای فاکتورفوق اگرشرح خاصی مدنظرتان است آن راواردکنیددرغیراین صورت مبلغ کل فاکتوربصورت حروف دراین قسمت نمایش میدهدومجددأکلیدEscرادراین قسمت میزنیم وپنجره ای باز خواهد شدکه میتوانیدفاکتورفوق راذخیره کنیدیامجددأتصحیح نماییدویاهمزمان فاکتورفوق را ذخیره وچاپ نماییدویاهمزمان ذخیره,مبلغ آنرادریافت وفاکتورفوق راتوسط چاپگرچاپ نماییدویابرای فاکتورهای فوق لیبل قیمت به همراه بارکدچاپ و برروی اقلام فاکتورموردنظربچسبانیدویاکلاازذخیره فاکتورمنصرف شوید. باEnter کردن برروی هرکدام ازمواردذکرشده دربالامیتوانیدخواسته مورد نظرتان رامحقق سازیدودرصورت ذخیره فاکتورفوق سیستم سوالی مبنی بردریافت وجه ویابدهکار,صادرخواهدکردکه درصورت انتخاب دریافت وجه امکان دریافت مبلغ فاکتورفوق وتسویه حساب بامشتری موردنظرفراهم خواهد شدولی درصورت انتخاب بدهکارمشتری فوق بابت فاکتورموردنظربدهکار میگردد.
۱)درصورت ذخیره وبدهکار کردن مشتری
حساب آقایX(شرکتX)
حساب فروش
(بابت فروش فاکتورnبه آقایاشرکتX)
۲)درصورت ذخیره ودریافت وجه نقدویاچک ازمشتری
حساب صندوق یااسناددریافتنی
حساب فروش
برگشت ازفروش :
بااستفاده ازمنوی برگشت ازفروش درصورتی که کالای فروخته شده توسط شما به هردلیلی پس گرفته شودمیتوانید انجام این عمل رادرقالب تنظیم یک فاکتوربانام برگشت ازفروش ثبت وبایگانی نمایید به این نحوکه پس ازوارد شدن دراین قسمت عینا مانندقسمت قبل(اعمالی که دربخش فروش انجام داده اید عمل کرده وفاکتورفوق را ذخیره کنید)توجه کنیدکه اگرخریدارکالای مرجوع شده یعنی حساب خریدوفروش نقدی بوددرهنگام پس گرفتن کالافاکتوربرگشت ازفروش رابه همان نام یعنی(کد)صادرکرده ودرآخرفاکتورفوق راذخیره میکنیم وبرروی بستانکارEnterمیکنیم ومبلغ نقدی دریافت شده راازصندوقمان به صاحبش پس میدهیم.بااین عمل بصورت خودکاربه همان مبلغ ازصندوق سیستم نیزکسرخواهدشد,باثبت این فاکتورکالای فوق به انباراضافه شده ومبلغ آن ازحساب صندوق ویاحساب مشابه کسرمیشودوبه صورت خودکارثبت دردفترروزنامه ایجادمیشود.
حساب برگشت ازفروش Aریالبدهکار
حساب صندوق یااسناددریافتنی Aبستانکار
(بابت مرجوع کالابه فاکتورفروش)
خرید:
بااستفادهازمنوی خرید میتوانیدکالاهاویامحصولات ویامواداولیه ای راکه خریداری میکنیدفاکتوروثبت نمایید,توسط این قسمت درصورت خریدبه طورخودکارکالابه انبار اضافه میشود(ازلحاظ ارزش ریالی وتعدادی به انبار اضافه میشود)وحساب شخص موردنظرکه کالاهایامواداولیه راازوی خریداری کرده ایم(ازلحاظ ارزش ریالی وتعدادی)بستانکارمی گردد.تاثیراین فرایند بر روی حساب اشخاص موردنظروانباربهصورت مکانیزه انجام میشود,به این معنی که سنددوبل مربوط به این فرایندبه صورت خودکاردردفترروزنامه ثبت وبایگانی میشودوانتقال آنهابه دفتارکل وانعکاس آن درگزارشات متنوع خریدو صورتهای مالی(ترازنامه وسودوزیان)هم زمان وبلافاصله صورت میگیرد.نحوی استفاده ازاین قسمت بصورت زیراست:
برروی منوی اصلی برنامه وبرروی قسمت خرید,دومین منوی برنامه حسابداریEnterمیکنیم ووارداین قسمت می شویم(درصورتی که درقسمت متفرقه ودرزیرگروه تنظیمات اختیاری نوع شماره گذاری فاکتوررادستی تنظیم نموده باشید)میتوانیدشماره فاکتورفوق رامطابق بافاکتورتنظیم شده که دردست داریددرجلوی فیلد(شماره)وارد نماییدتوجه داشته باشیددرصورتی که درقسمت متفرقه نوع شماره گذاری فاکتوررااتوماتیک تنظیم کرده باشیددرهنگام ثبت فاکتورمجازبه واردکردن شماره فاکتورنخواهید بودزیراباتوجه به تنظیم انجام شده درقسمت متفرقه فاکتورهای خامی راکه سیستم دراختیارشمامیگذارد تا سابقه خریداشخاص وشرکتهارادرآنهاثبت کنیدبصورت خودکارازشماره فاکتور یک شروع شده وبه ترتیب افزایش خواهد یافت.
(بهتراست که شماره فاکتورهای خریددرقسمت تنظیمات اختیاری برنامه به صورت اتوماتیک تنظیم شودزیرادرصورت دریافت فاکتورباشماره تکراری ازدوشرکت مختلف سیستم پذیرای ارقام تکراری جهت بایگانی فاکتورنخواهد بود)به این ترتیب بعدازثبت شماره فاکتوربه صورت دستی توسط خودتان ویااتوماتیک توسط سیستم درجلوی فیلد تاریخ شمارهای روز,ماه وسال مربوط آن فاکتورراواردنمایید.
بعدازEnterبرروی قسمت قبلی دراین مرحله درجلوی فیلد(آقای\شرکت)پنچره کوچکی بازخواهدشدکه باEnterکردن برروی آن یاوارد کردن(شماره کد فروشنده)میتوانید اززیرگروه حسابهای معرفی شده نام شرکت یاشخصی را که ازوی خریداری کرده ایدراپیداکرده وباEnterکردن برروی آن وی رابه فاکتورفوق نسبت دهید.
درقسمت بعدی مجددأپنجره کوچکی بازخواهد شدکه توسط آن میتوانیدباوارد کردن کد ویا سریال کالای خریداری شده توسط خودتان ویاباEnterکردن برروی آن پنچره آن کالارانیز اززیر گروه کالاهائی که قبلأ تعریف کرده اید احضار کرده ودرفاکتورفوق ثبت نمائید.درصورتی که درقسمت متفرقه ودرزیر گروه تنظیمات اختیاری برنامه منوی مربوط به نمایش سریال کالارا تیک زده باشید,سریال کالای فوق درصورت نیازدرفاکتورفوق نمایان خواهدشدودرغیر این صورت بجای سریال می توانید هرتوضیح خاصی که مدنظر شماست راتایپ وثبت نمائید.
(درصورتی که قبلأانبارها وواحدکالاها رادرقسمت متفرقه ودرزیرگروه نام انبارهاوواحدها تعریف کرده باشید)بعدازEnter کردن دراین قسمت مجددأ پنجره ای باز خواهد شدکه درآن میتوانید محل ورودکالای خریداری شده(انبار) راانتخاب ودرفاکتور فوق درج نمائید.
پس ازانتخاب انبارموردنظروEnterکردن برروی آن ستون بعدی تعدادکالای خریداری شده راواردوEnterنمائیدازآنجایی که قبلأ درقسمت معرفی کالا,واحدویاواحدهای هرکالارانیزتعریف کرده ایدبه طورخوودکارواحدویا واحدهای کالای مورد نظر شمادرستون بعدی فاکتورموردنظردرج خواهدشدبه همین ترتیب درستون بعدی فاکتورفوق میتوانیدمبلغ فی مربوط به آن کالارانیز وارد نمائید.
(واین مبلغ برای آن کالای خاص مجددأدرصدورفاکتوربعدی به علت استقرار آن درحافظه سیستم برای سهولت کاردوباره نمایش داده خواهد شدکه میتوان آن راتأییدوتغییرداد)بعدازEnterکردن برروی این قسمت جمع مبلغ این کالای ثبت شده درآن سطرودرستون مبلغ کل,بصورت خودکار نمایش داده خواهدشد.
به این ترتیب کالاهای دیگرخریداری شده ازاین شرکت یاشخص رادرسطرهای بعدی فاکتور فوق درصورت لزوم میتوانیدواردودرانتهابازدن کلیدEscدرقسمت بعدی میتوانیدمدت زمان تسویه فاکتورفوق رانیزتوسط خودتان به روز وارد نموده ودوباره کلیدEscرابزنید,درانتهای فاکتورفوق اگرشرح خاصی مدنظرتان استآن راواردکنیددرغیراین صورت مبلغ کل فاکتوربصورت حروف دراین قسمت نمایش داده خواهد شد.ودوباره کلیدEscرادراین قسمت بزنیدکه دراین صورت پنجره ای بازخواهدشدکه میتوانیدفاکتورفوق راذخیره کنید ویا مجددأ تصحیح نمائیدویاهمزمان فاکتورفوق راذخیره وچاپ نمائیدویاهمزمان ذخیره, مبلغ آن راپرداخت,وفاکتورفوق راتوسط چاپگر,چاپ نمائیدویابرای کالاهای خریداری شدۀ فوق لیبل قیمت به همراه بارکد چاپ وبرروی اقلام فاکتورمورد نظربچسبانید,تاکنترل آن هنگام فروش ویامصرف آسانترشود,ویاکلأازذخیرۀ فاکتور فوق منصرف شوید.باEnterکردن برروی هرکدام ازموارده ذکرشده میتوانیدخواستۀ موردنظرتان رامحقق سازید.درصورت ذخیره فاکتور فوق سیستم سؤالی مبنی برپرداخت وجه ویا بستانکار,صادرخواهدکردکه درصورت انتخاب پرداخت وجه امکان پرداخت مبلغ فاکتورفوق وتسویه حساب بافروشندۀ موردنظرفراهم خواهدشدولی درصورت انتخاب بستانکارشخص فوق بابت فاکتورموردنظربستانکارمی گردد.
بنابراین یکی ازثبتهای دوبل زیردردفترروزنامه انجام خواهدشد:
۱)درصورت ذخیره وطلبکارکردن مشتری
حساب خرید
حساب آقایX(شرکتX)
(بابت خریدفاکتورnازآقایاشرکتX)
۲)درصورت ذخیره وپرداخت وجه نقدویاچک به فروشنده
حساب خرید
حساب صندوق یا(اسناددریافتنی یاپرداختنی)
برگشت ازخرید:
بااستفاده ازمنوی برگشت ازخریددرصورتی که کالای خریداری شده توسط شمابه هردلیلی پس داده شودمیتوانید انجام این عمل رادرقالب تنظیم یک فاکتور بانام برگشت ازخریدثبت وبایگانی نمائیدبه این نحوکه پس ازواردشدن دراین قسمت عینأمانندقسمت قبلی(اعمالی که دربخشهای قبل انجام داده اید)عمل کرده وفاکتورفوق راذخیره نمائید.توجه کنیدکه اگه فروشندۀ کالائی که قبلأخریداری نموده واینک پس میدهیدیعنی حساب خریدوفروش نقدی بوددرهنگام پس دادن کالای فوق,فاکتوربرگشت ازخریدرابرای همان نام یعنی(کد)صادرکرده ودرآخر,فاکتورفوق راذخیره ودرانتهابرروی بدهکارEnterکنیدومبلغ نقدی که قبلأ پرداخت شده راازفروشندۀ کالای فوق دریافت وبه صندوقتان واریزکنید. حساب صندوق یااسناددریافتنی
حساب برگشت ازخرید
(بابت مرجوع کالابه فاکتورخرید)
